Co zrobić w przypadku błędnie wystawionego paragonu fiskalnego?

Mylenie się jest rzeczą ludzką, także w przypadku korzystania z kasy fiskalnej. Szczególnie często przytrafia się to przy okazji wystawiania paragonów, np. przez wprowadzenie błędnej kwoty lub nieodpowiedniej liczby towarów lub usług. Niekiedy przedsiębiorca chce także uwzględnić zwrot lub reklamację. Jak postępować we wspomnianych sytuacjach, aby nie złamać obowiązujących w Polsce przepisów?

Gdzie szukać informacji?

Już na początku warto zapamiętać, że żadna kasa ani drukarka rejestrująca nie pozwala na usunięcie błędnie zafiskalizowanego paragonu. Aby wszystko „odkręcić”, należy postępować zgodnie z wytycznymi zawartymi w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku. Wspomniany akt prawny wymaga prowadzenia oddzielnych ewidencji: oczywistych pomyłek oraz zwrotów i reklamacji. Natomiast wpisy w nich umieszczane trzeba wykorzystać do ujęcia korekty sprzedaży w dokumentacji finansowej firmy, np. w księdze przychodów i rozchodów (KPiR) lub księgach rachunkowych.

Oczywista pomyłka na paragonie fiskalnym

Co przedsiębiorca powinien zrobić, gdy stwierdzi oczywistą pomyłkę na paragonie fiskalnym? Jego obowiązkiem jest przede wszystkim dokonanie wpisu w odrębnej ewidencji. W takiej adnotacji musi się znaleźć informacja o wartości sprzedaży brutto i podatku należnego błędnie zarejestrowanej sprzedaży oraz krótki opis przyczyn i okoliczności pomyłki. Do wpisu trzeba również dołączyć paragon z ewidentnym błędem (oryginał). Skorygowanie pomyłki nie zwalnia oczywiście z obowiązku wystawienia prawidłowego dowodu sprzedaży. Konieczność ta wynika z ustawy o podatku od towarów i usług.

Wielu przedsiębiorców zastanawia się nad tym, jak powinna wyglądać ewidencja oczywistych błędów jako całość. Rozporządzenie MF jednak nie definiuje tego w sposób precyzyjny. Najczęściej wykorzystuje się do tego zwykły zeszyt, segregator lub teczkę.

Uwzględnianie reklamacji oraz zwrotów

Jeżeli przedsiębiorca uwzględnia zwroty lub reklamacje, które wiążą się z koniecznością oddania części lub całości opłaty, wymaga to od niego prowadzenia odrębnej ewidencji. Forma przechowywania tej dokumentacji, podobnie jak w przypadku błędów na paragonach, jest dowolna. Przepisy jednak bardzo jasno definiują, co musi się znaleźć w każdym wpisie. Są to następujące informacje: data sprzedaży; nazwa produktu lub usługi, która umożliwi jednoznaczną identyfikację; termin dokonania reklamacji bądź zwrotu; wartość brutto oddanego przedmiotu oraz wysokość należnego podatku; zwracana kwota (brutto) i odpowiadającą jej wartość podatku. Obowiązkiem osoby dokonującej adnotacji jest również dołączenie do wpisu dokumentu potwierdzającego transakcję oraz protokołu przyjęcia zwrotu lub reklamacji z podpisami sprzedawcy oraz nabywcy.

A na koniec przydatna wskazówka: jeśli przedsiębiorca korzysta z więcej niż jednej kasy fiskalnej, dobrym rozwiązaniem jest stworzenie odrębnych ewidencji dla każdego z urządzeń. Ułatwi to zachowanie porządku we wpisach oraz późniejsze ujęcie korekty sprzedaży w dokumentacji finansowej firmy.