Podwójne zabezpieczenie – kto decyduje się na rezerwową kasę fiskalną?

W prowadzeniu działalności gospodarczej liczy się nie tylko przestrzeganie obowiązków wynikających z przepisów i zadbanie o komfort oraz efektywność pracy, ale również troska o bezpieczeństwo biznesu. Dlatego wielu przedsiębiorców postanawia wdrożyć nie tylko podstawowe urządzenie rejestrujące i technologie peryferyjne, usprawniające wykonywanie poszczególnych zadań sprzedażowych. Często sięgają po dodatkową kasę fiskalną, mającą docelowo charakter rozwiązania rezerwowego. Na czym polega ta kwestia? Co należy wiedzieć w kontekście zakupu rezerwowej kasy fiskalnej?

Jak wytłumaczyć decyzję o zakupie rezerwowej kasy fiskalnej?

Aby odpowiedzieć na to pytanie, najlepiej przejść przez to zagadnienie metodą „od ogółu do szczegółu”. A sprawą najbardziej ogólną i oczywistą jest fakt, że wielu przedsiębiorców prowadzących sprzedaż towarów lub usług na rzecz klientów indywidualnych musi ewidencjonować obrót za pomocą kasy fiskalnej. Wynika to bowiem z obowiązujących przepisów. Jak łatwo się domyślić, część wymogów dotyczy samego urządzenia, część – sposobu korzystania z niego. Ale nawet jeśli przedsiębiorca zadba o ich dopełnienie – zdarzają się okoliczności niezależne od podatnika. Jak choćby wady fabryczne, usterki czy nagłe awarie, które mogą się przytrafić wszystkim technologiom, również technologiom sprzedaży. Ostatecznie jednak, gdy przestanie nam działać np. telewizor, z tego faktu nie muszą wynikać zaraz negatywne skutki. Tymczasem w przypadku urządzeń rejestrujących – mających, bądź co bądź, charakter prawny – gdy te nie funkcjonują prawidłowo, następuje konieczność zaprzestania dalszej sprzedaży towarów lub usług. I bez względu na szybkość reakcji ze strony uprawnionego serwisu lub czas potrzebny, aby przywrócić daną technologię do jej właściwego stanu – przerwa w pracy może prowadzić do przykrych konsekwencji. Takich jak straty w dochodach czy bardziej dalekosiężne: utrata klientów.

Istnieje jednak sposób, aby uniknąć takich sytuacji albo inaczej – bez problemu poradzić sobie, gdy te już nastąpią (czasami też z winy użytkownika, np. przypadkowego zalania bądź innego uszkodzenia urządzenia). Mowa o zakupie technologii, która spełni rolę modelu zastępczego, rozwiązania na czarną godzinę. Jeśli bowiem rezerwowa kasa fiskalna jest poprawnie zainstalowana i prawidłowo funkcjonuje, może w pełni zastąpić główne urządzenie, do czasu, aż zostanie naprawione. Innymi słowy – zapewni ciągłość sprzedaży i uniknięcie strat finansowych. Dlatego, choć z początku zakup rezerwowej kasy fiskalnej może się wydawać zbędnym dodatkowym kosztem – wielu przedsiębiorców godzi się na jego poniesienie (tym bardziej, że taki model również może zostać objęty ustawową ulgą). Traktują to oni bowiem jako inwestycję w lepsze zabezpieczenie biznesu.

Zakup rezerwowego urządzenia fiskalnego? „Online” ma znaczenie!

Decyzja odnośnie zakupu rezerwowej kasy fiskalnej całkowicie pozostaje po stronie przedsiębiorcy. Przepisy absolutnie nie zobowiązują go do wdrożenia dodatkowej technologii sprzedaży w takim charakterze. Mówią jednak wyraźnie o czym innym. A mianowicie: rezerwową kasę fiskalną obejmują te same wymogi i obostrzenia, co urządzenie główne. Co to oznacza? Model traktowany jako zastępczy tak samo musi być prawidłowo wdrożony (zafiskalizowany przez uprawniony serwis), przechodzić cykliczne, obowiązkowe przeglądy techniczne, wystawiać raporty dobowe i miesięczne. A przedsiębiorca ma obowiązek odpowiednio przechowywać książkę serwisową rezerwowej kasy fiskalnej.

I to nie wszystko. Na to zagadnienie istotny wpływ ma także pojawienie się nowego systemu fiskalizacji. Jeśli przedsiębiorca jest zobligowany do pracy z kasą rejestrującą online – jego rezerwowy model również musi zapewnić internetową transmisję potrzebnych danych do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Podobnie wygląda sprawa z ustawową refundacją. Jeśli przedsiębiorca chce obniżyć koszt modelu zastępczego (o maksymalnie 90%, jednak nie więcej, niż 700 zł), to również musi on posiadać wszelkie wymagane standardy urządzenia rejestrującego online (tylko takie bowiem obecnie są objęte ustawową ulgą). Wszelkie uchybienia względem tych przepisów i warunków albo nie przyniosą pożądanych skutków, albo – doprowadzą do konsekwencji odnośnie przekroczenia prawa.