Instalacja kasy fiskalnej współpracującej z CRK – co warto wiedzieć?

Procedura instalacyjna odgrywała kluczową rolę już w przypadku starszych urządzeń rejestrujących, przygotowywanych do prawidłowej pracy. I ta kwestia z pewnością nie uległa zmianie po pojawieniu się nowego systemu fiskalizacji oraz dostosowanych do niego technologii sprzedaży. Przed przystąpieniem do działania z kasą rejestrującą online właściwa instalacja również jest konieczna, aczkolwiek – pod pewnymi względami różnią się jej „warunki”. Co należy wiedzieć o wdrożeniu urządzenia komunikującego się z CRK?

Zasadnicza kwestia? Połączenie internetowe!

Istnieją różne kwestie, wynikające z funkcjonowania urządzeń rejestrujących nowej generacji w ramach wspomnianego systemu teleinformatycznego. Na przykład, wszystkie kasy online są wyposażone w tzw. pamięć chronioną (przechowującą, w formie cyfrowej, ważną dokumentację, np. kopie wystawionych paragonów lub też raporty dobowe) oraz gwarantują możliwość współpracy z terminalami płatniczymi. Jednak najważniejszą funkcjonalnością jest internetowe połączenie z Centralnym Repozytorium Kas (CRK). A mówiąc dokładniej: automatyczna transmisja niezbędnych danych, dotyczących m.in. prowadzenia ewidencji obrotu, wystawianych dokumentów czy realizowanych, obowiązkowych przeglądów technicznych. Co z tego wynika? Pewne aspekty procedury instalacyjnej pozostają takie same (i tak samo ważne). Czyli kluczowym etapem wciąż jest fiskalizacja – jednorazowa, nieodwracalna czynność, uruchamiająca urządzenie rejestrujące w trybie fiskalnym – i nadal może być przeprowadzona wyłącznie przez uprawnionego serwisanta. Zmieniają się jednak warunki dla tej procedury. Przedsiębiorca musi już podczas instalacji nabytej technologii sprzedaży zagwarantować dostęp do internetu. Inaczej inicjujące połączenie z CRK i fiskalizacja kasy online nie powiedzie się, a więc nie dojdzie do prawidłowego wdrożenia urządzenia w firmie. W zależności od specyfikacji danego modelu, tudzież preferencji użytkownika, połączenie może się odbywać przewodowo lub bezprzewodowo. Jednak samo w sobie stanowi warunek poprawnego przejścia procedury instalacyjnej.

Jakie „wygody” oferuje instalacja kasy online?

Ktoś może pomyśleć, że konieczność spełnienia dodatkowych warunków technicznych dla właściwego przeprowadzenia instalacji kasy fiskalnej online to pewnego rodzaju utrudnienie. Jednak wydaje się, że dostęp do internetu staje się rzeczą coraz powszechniejszą we wszystkich miejscach, w których funkcjonujemy przez dłuższy czas – także w przedsiębiorstwach. Z drugiej strony, specyfika kas rejestrujących online, a więc i związanej z nimi instalacji, oznacza również pewne udogodnienia dla podatnika. Po pierwsze, jest on zwolniony z terminowego dostarczania do właściwego Urzędu Skarbowego odpowiednich pism – tzw. zgłoszenia przedinstalacyjnego i poinstalacyjnego, jak funkcjonowało to kiedyś. Po drugie, nie musi czekać na przyznanie numeru ewidencyjnego (do późniejszego umieszczenia na urządzeniu oraz w książce serwisowej!). Ten, podobnie jak indywidualny harmonogram transmisji danych, jest nadawany i przekazywany natychmiast po pierwszym połączeniu internetowym z CRK, a także wpisaniu kasy fiskalnej do odpowiedniego rejestru. W zasadzie – od razu po fiskalizacji, poprawnym zakończeniu procedury instalacyjnej przedsiębiorca może przejść do ewidencjonowania sprzedaży i wystawiania paragonów dla klientów. Działania prawno-techniczne ulegają bowiem automatyzacji, zaś niezbędne formalności i kontakty z US – zdecydowanemu uproszczeniu i ograniczeniu.