Raporty fiskalne, czyli obowiązkowe zadania użytkowników urządzeń fiskalnych

Pod pojęciem prowadzenia sprzedaży za pomocą urządzenia rejestrującego kryją się różne obowiązki, gdzie poprawne wystawianie i wydawanie klientom paragonów to zaledwie jeden z nich. Kolejnym takim wymogiem jest realizacja stosownych raportów. Co więcej, w obliczu wchodzącego, nowoczesnego systemu fiskalizacji oraz modeli online, należy zwrócić uwagę, że wykonywanie tego zadania wygląda nieco inaczej w zależności o rodzaju wykorzystywanej technologii.

Jakie raporty fiskalne trzeba wykonywać i dlaczego?

W istotnym stopniu ewidencjonowanie obrotu opiera się na poprawnym zapisie danych, dotyczących zrealizowanych transakcji oraz odprowadzanych, należnych podatków. Tak jest z paragonami, ich kopiami, archiwizowanymi przez kasę lub drukarkę rejestrującą czy właśnie z raportami fiskalnymi. Te ostatnie przestawiają szczegółowe informacje, związane z osiągniętym obrotem za konkretny przedział czasu. Mowa zwłaszcza o raportach dobowych oraz miesięcznych (okresowych), gdyż to właśnie ich poprawna, systematyczna realizacja jest wymagana przez funkcjonujące prawo. Stanowią one bowiem część niezbędnej dokumentacji, która w oczach przedstawicieli organów skarbowych potwierdza prawidłowość rejestrowania obrotu i rzetelność w odprowadzaniu należnych podatków. Dlatego właściwe wykonywanie raportów dobowych i miesięcznych jest tak ważne. Błędna realizacja tego zadania bądź zaniechanie obowiązku wiąże się ze złamaniem przepisów, za co mogą podatnika spotkać przykre konsekwencje.

Realizacja obowiązkowych raportów – w zależności od rodzaju urządzenia fiskalnego

Wejście w życie ważnych aktów prawnych, umożliwiających uruchomienie nowego systemu fiskalizacji oraz dystrybucję kas i drukarek online, skutkuje pewnymi zmianami w różnych obszarach dotyczących prowadzenia ewidencji obrotu. Ma to także związek z kwestią opisywanych raportów. Dlatego przy mówieniu o ich realizacji, trzeba uwzględnić to, czy chodzi o urządzenia rejestrujące starego typu, czy też modele online.

W przypadku dotychczasowych kas i drukarek fiskalnych (z elektroniczną oraz papierową kopią paragonów) wygląda to następująco. Raport dobowy, jak sama nazwa wskazuje, informuje szczegółowo o obrocie uzyskanym w skali jednej doby. Zatem zwykle wykonuje się go na koniec dnia pracy, przy zamykaniu sprzedaży. W rzeczywistości istnieje możliwość wystawienia wspomnianego wydruku dnia następnego, jednak – to bezwzględny warunek – przed zarejestrowaniem pierwszej transakcji z nową datą. Tylko w ten sposób uniknie się błędu w dokumentacji. Jeśli podatnik zapomni o zrealizowaniu raportu dobowego to zaewidencjonowana sprzedaż z 2 dni zostanie uwzględniona na kolejnym, co wedle przepisów jest niepoprawne. Niemniej, jeśli w danym dniu nie została zarejestrowana ani jedna transakcja – wystawienie wydruku za tę dobę nie jest konieczne.

Drugi, obowiązkowy rodzaj tego typu dokumentów to raport zbierający dane na temat obrotu za konkretny miesiąc. Jakie są zasady jego wykonywania? Raport okresowy należy zrealizować zawsze po upływie miesiąca, którego ma dotyczyć wydruk. Z drugiej strony nie można przekroczyć 25. dnia miesiąca następującego po nim. Podobnie, jak w poprzednim przypadku, jeśli z uwagi na szczególne okoliczności w opisywanym okresie nie doszło do zaewidencjonowania żadnej sprzedaży towarów lub usług – nie trzeba wykonywać raportu miesięcznego za ten czas.

A jak wygląda ta sprawa w związku z nowymi kasami i drukarkami rejestrującymi online? Realizacja wskazanych raportów fiskalnych wciąż pozostaje w zakresie obowiązków podatnika korzystających z tego typu technologii. Jednak gdy chodzi o użytkowanie urządzeń komunikujących się z CRK, raport miesięczny musi być wykonywany w formie wydruku, zaś dobowy – w postaci elektronicznej (chodzi o jego cyfrowy zapis w pamięci chronionej kasy lub drukarki online).