Dlaczego fiskalizacja kasy jest tak ważną procedurą?

Nie od dziś wiadomo, że każda kasa rejestrująca, zanim zacznie być wykorzystywana do prowadzenia ewidencji sprzedaży, musi zostać najpierw prawidłowo zafiskalizowana. Takie urządzenie elektroniczne początkowo działa w trybie szkoleniowym i nie pozwala m.in. na wystawianie paragonów fiskalnych dla klientów. Pytanie jednak, na czym konkretnie polega wspomniana procedura i dlaczego jest tak ważna?

Tylko serwisant z ważnymi uprawnieniami

Nowa kasa rejestrująca jest poddawana procedurze fiskalizacji po zakupie przez podatnika. Co ważne, przedsiębiorca nie może samodzielnie wykonać tej operacji. Nie powinna to również być „przypadkowa” osoba, która zna się na urządzeniach tego typu. Zgodnie z przepisami, fiskalizację kasy może wykonać wyłącznie serwisant z ważnymi uprawnieniami – nadawanymi przez producenta lub importera danego modelu. W większości przypadków będzie to pracownik dystrybutora technologii sprzedaży, u którego podatnik kupi swoje urządzenie. Co więcej, wykwalifikowany technik nie tylko fiskalizuje zakupioną kasę, ale też uzupełnia ważne informacje w książce serwisowej. Taką dokumentację trzeba później przechowywać przez cały okres stosowania urządzenia rejestrującego.

Jednorazowa i nieodwracalna czynność

Fiskalizacja jest zdefiniowana m.in. przez Rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku (w sprawie kas rejestrujących). W przywołanym akcie prawnym można m.in. przeczytać, że to jednorazowa i niepowtarzalna czynność. Jej celem jest zaś zainicjowanie modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną. W praktyce chodzi po prostu o to, aby po fiskalizacji urządzenie mogło zacząć zapisywać dane dotyczące prowadzonej sprzedaży, np. informacje na temat należnych podatków. Warto też zaznaczyć, że podczas tej procedury w module fiskalnym kasy rejestrującej zostaje trwale zapisany NIP przedsiębiorcy. Nie da się go później zmienić bez całkowitej wymiany wspomnianego modułu.

Co po uruchomieniu kasy w trybie fiskalnym?

Instalacja kasy rejestrującej w firmie nie kończy się oczywiście na zafiskalizowaniu kupionego modelu. Warto więc wrócić raz jeszcze do wspomnianego wcześniej Rozporządzenia MF z 14 marca 2013 roku. Zgodnie z tym dokumentem, podatnik musi zawiadomić właściwy Urząd Skarbowy o tym, że jego kasa została uruchomiona w trybie fiskalny. Co ważne, trzeba to zrobić w terminie do 7 dni – licząc od daty przeprowadzenia tej procedury. W odpowiedzi na takie zawiadomienie podatnik otrzyma od US pismo zawierające m.in. numer ewidencyjny urządzenia. Musi on zostać (numer) naniesiony na obudowę kasy (w trwały sposób i w widocznym miejscu). Niemniej, obsługę klientów przy użyciu urządzenia rejestrującego można rozpocząć już po fiskalizacji. Nie trzeba wtedy czekać na przydzielenie numeru ewidencyjnego.